X-TALKPlaybook Wydanie 2.0 · 2026
Wypróbuj X-TALK
Rozdział 14Zaktualizowany3 min czytania

Zgłoszenia, leady i prośby o oddzwonienie

Formularz zdefiniowany w panelu staje się narzędziem agenta. Agent sam prowadzi rozmowę tak, żeby zebrać wymagane pola, a żaden kontakt nie przepada, nawet o 23:00.

Duża część spraw nie kończy się odpowiedzią, tylko uporządkowaną sprawą do załatwienia: reklamacją, awarią, zgłoszeniem serwisowym, leadem sprzedażowym, prośbą o oddzwonienie. Agent AI jest w tym wyjątkowo dobry, nie zapomina pól, dopytuje o brakujące dane, sprawdza ich format i potwierdza klientowi numer sprawy.

Typ zgłoszenia = definicja narzędzia

W panelu X-TALK definiujesz typy zgłoszeń: nazwę, pola (krótki tekst, długi tekst, data i godzina, wybór z listy, zdjęcie), które są wymagane i gdzie mają być widoczne na karcie. Bez programowania i bez pisania JSON-a.

Edytor typu zgłoszenia: pola formularza, wymagalność i podgląd karty, którą zobaczy zespół.

Pod spodem X-TALK zamienia ten formularz w definicję narzędzia, którą rozumie model. Efekt:

Agent zbiera dane do zgłoszenia serwisowego
Klient
Drukarka etykiet w sklepie znowu nie działa.
Agent
Przykro mi. Z którego sklepu Pan dzwoni i co dokładnie się dzieje z drukarką?
Klient
Sklep 214, drukarka miga na czerwono i nie drukuje.
Agent
Dziękuję. Czy próbował Pan ją wyłączyć i włączyć? Jeśli tak, kiedy najlepiej, żeby serwisant się odezwał?
Klient
Próbowałem. Najlepiej jutro przed dziesiątą.
System
→ create_ticket(service_ticket: asset_id="drukarka etykiet", location="sklep 214", problem_description="miga na czerwono, nie drukuje, restart nie pomógł", preferred_time="jutro przed 10:00")
Agent
Zgłoszenie przyjęte, numer ZS-2026-0042. Serwisant odezwie się jutro przed dziesiątą. Mogę jeszcze w czymś pomóc?

W czacie klient na bieżąco widzi kartę formularza: które dane agent już zapisał, ile jeszcze brakuje i kiedy wszystko jest kompletne. Pola techniczne są ukryte, a etykiety mówią językiem klienta. Dzięki temu klient może od razu poprawić pomyłkę (np. literówkę w e-mailu), zanim trafi ona do zgłoszenia.

Karta formularza w czacie: agent zebrał 3 z 7 pól zgłoszenia serwisowego. Uzupełnione pola są odhaczone, kolejne czekają na odpowiedź klienta.
Dane kompletne: klient widzi podsumowanie zgłoszenia i może sprawdzić, czy wszystko się zgadza.

Zgłoszenie może zawierać zdjęcia (np. uszkodzonego produktu czy licznika) dodane w czacie lub aplikacji. W aplikacji mobilnej klient widzi formularz wypełniany na żywo także podczas rozmowy głosowej (rozdział 02). Numer sprawy agent potwierdza głosem, w czacie albo SMS-em.

Jeśli firma ma już helpdesk, agent zakłada zgłoszenie bezpośrednio tam: w Zendesku, Freshdesku, ServiceNow, ManageEngine czy HubSpocie, albo w dowolnym systemie przez narzędzie własne. Dla typu zgłoszenia można też ustawić powiadomienie HTTP (webhook) do systemu firmy.

Lead capture: reakcja w sekundy, 24/7

Najczęstsza przyczyna utraty leadów to brak natychmiastowej reakcji. Agent rozpoznaje intencję zakupową, zbiera dane i potrzeby, kwalifikuje temat i przekazuje sprawę handlowcowi z notatką, albo zapisuje gotowego leada w CRM.

  1. 1
    Intencja zakupowa„szukam auta w leasingu do 4 tys. miesięcznie”
  2. 2
    Potrzebymodel, budżet, forma finansowania, termin
  3. 3
    Zgoda i kontakttelefon lub e-mail, preferowana pora
  4. 4
    Kwalifikacjastatus (np. gorący), podsumowanie
  5. 5
    Przekazanielead w X-TALK lub CRM, powiadomienie dla handlowca

Gdy nikt nie może odebrać: oddzwonienie

Callback to jeden z najbardziej wartościowych mechanizmów. Gdy konsultanta nie ma (poza godzinami, wszyscy zajęci), agent zbiera numer, temat i preferowany czas kontaktu. Klient nie wisi na linii i wie, że ktoś oddzwoni. Firma nie traci kontaktu i ma pełny kontekst.

Lista oddzwonień w panelu pokazuje numer, źródło, datę, status („Oczekuje”, „Oddzwoniono”) i log rozmowy. Oddzwonić może konsultant z panelu (dialer) albo, przy prostych sprawach, sam agent w połączeniu wychodzącym.

✅ Zgłoszenia i leady0/7

Gotowy na następny krok?

Opisz swoją firmę w darmowym Copilocie na x-talk.me. W kilka minut zobaczysz własnego agenta na czacie i przez telefon. Albo porozmawiajmy o tym, jak centrum komunikacji AI może wyglądać u Ciebie.

Zbuduj agenta za darmo Umów demo i audyt komunikacji

+48 732 106 896 · x-talk.me